業務の設計をするためには、構造化とプロセスを整理することが大事。
自分の手を動かすことが少なくなってしまい、少し寂しい気持ちもありつつ、業務を設計するときの３つのポイントを整理してみました。
まず、構造を考えます。
その業務の目的、どんな評価指標があり、どんな流れで、最終的にどういうアウトプットになっているのかを見えるように整理します。
構造をつかむことで、全体、前後、奥行き、関係性をつかむことができますし、なおかつ「そもそもこの業務いらないよね」ってこともあります。
業務を行うときは、つい手順から考えてしまいがちですが、まずは構造を考えることが大事です。
次に、手順を考えます。
一つ一つの構造の中にあるそれぞれのフェーズにおいてのタスクに分解します。
そのタスクをこなす順番を決めて、それを誰が、何を、いつまでにやるかを明確にします。
タスクを細かくすることで、つまづくポイントがわかり、ボトルネックが明確になり、対策も打ちやすくなります。
最後に、やってみて課題をあぶり出します。
タスクを分けて、担当と運用ルールを決めて、実際にやってみると、いろいろな問題がでてきます。
その問題に対しての課題をあぶり出すことが大事で、むしろここからが業務の設計のスタートです。
何が問題で、どんな課題が出てくるのか、それらをどうやってスムーズに流れるようにするのか、上流を工夫するのか、システムで解決するのか、運用でしのぐのか、そんなことをひとつひとつ決めて、より業務の負荷がなくなるようにしていきます。
とこんな感じで業務の設計をしているわけですが、・・・こんなブログを書いて半月が経ちますが、なんとも身になっていない感覚が強い今日この頃。
ただ、これを続けていくとあるとき「あれ？成長したんじゃね？」と感じる日があることはわかっているので、今が一番キツくて試練の時期だと思いつつ、コツコツ続けようっと。