業務改善。忙しいから、課題を解決できないのではなく、課題を解決しないから、忙しくなる。
忙しいから、課題を解決できないのではなく、
課題を解決しないから、忙しくなる。
そんなことを思った次第で。
役割的に、会社ではいろいろな部署に首を突っ込む機会があります。
そんな中で感じるのは、
「忙しい。」といっている部署ほど、自分たちの課題が不明確。
逆に、課題が明確な部署ほど、「忙しい」とは言わない。
ということ。
「忙しい、忙しい」と言っている部署の多くは、
目の前の仕事に手一杯です。
仕方ないことではありますが、
「じゃあ、どういう状態になれば良いと思いますか？」
と聞くと、
「とにかく仕事を減らさないといけない。」
ということが多いんです。
そして、
「仕事を減らすには、どうしたら良いのでしょう？」
と尋ねると、
「他の部署へ仕事を振る」
とか、
「こういう仕事を無くす」
といった答えが返ってきます。
「では、そうするために、どうしたらいいですか？」
と尋ねると、
「他の部署も忙しくて振れないし、
この仕事をしないと他の部署から文句を言われるから、
とにかく今の仕事を何とか回すしかない。」
となるんです。
なるほど、すごくよくわかります。
ボクも自分の仕事が手一杯のときは、
とにかく目の前の仕事を処理しなければならず、
「課題」と言われても、「課題」すらわかりませんでしたから。
人は、自分が渦中にいると「解決すべき課題」が見えなくなるんですね。
なので、ひとつひとつ今の状況と課題を明確にしていく必要があり、
それをお手伝いして、改善するのも、ボクの役割。
こういうときは、まずゴールを確認することが必要です。
「今は忙しくて時間が無い」
という状況から脱したいのであれば、
「何時間の余裕ができれば、忙しくなく、本来の仕事ができるのか？」
を明確にする必要があります。
多くの場合、何となく「とにかく忙しい状態から抜け出したい」というレベルで、
ゴールすらわからず、とにかく目の前の仕事をやっつければ忙しくなくなると考えてしまいます。
しかし、それではいつまで経っても忙しいまま。
そして、そこに第三者が改善しにかかろうとすると、
「現場のことを何もわかっていないくせに」
とか
「いやいや、そうは言ってもそんなのできない。」
と、「忙しいから変えたい」と言っているのに、
なぜか現状を肯定して、抵抗したりするんです。。。
まあ、仕方のないことなんでしょうが、、、
そういうときは、改めて一度立ち止まって、自分の考える理想の状態を考えて、
ゴールを設定する必要があります。
そのゴールを設定するだけで、
仕事の優先順位や既存業務の廃棄をしやすくなりますし、
ゴールから逆算して、より具体的な課題を把握することができます。
そうなれば、その課題に優先順位をつけて、
ひとつずつ解決するようにして、ゴールの状態に近づけることができます。
逆に言うと、
ゴールがわからず、ゆえに課題が明確でなく、
課題を解決しないから、目の前の仕事につぶされてしまうわけです。
ただ、これを自分だけでやろうとすると、できないものなんですね。。。
ま、とにもかくにも、
忙しいから、課題を解決できないのではなく、
課題を解決しないから、忙しくなる。
だから、課題を明確にするために、まずはゴールを確認しようね、
ということです。
業務改善の問題地図 ～「で、どこから変える？」～進まない、続かない、だれトク改善ごっこ
【kindle Unlimitedで無料！】
マーケティングの取扱説明書。
