売上の報告を上手にするポイント。

会議や打合せで、売上を発表したり、報告することがありますか？

ボクは、そうした数字を発表するときに気をつけることを教わったことがありませんでした。

売上の説明をしたら。

新人のとき、先輩から「売上の発表をするとき、もっとわかりやすく説明しないとダメだろ！」と言われたことがあります。

「・・・ん？・・・わかりやすく？」

そのとき、ボクはものすごくわかりやすく説明していると思っていたので、何がわかりにくいのかがわかりませんでした。

自分の中では理解していてるし、順序立てて説明をしているつもりだったので、理解できない先輩が頭が悪いんじゃないの？とすら思っていました。

しかも、先輩の言うわかりやすく説明するための説明がよくわからないし。。

ただ一つ言えるのは、説明をするということは、相手に伝わらなければ意味がありません。

では、相手にわかりやすく売上を説明するには、どうしたら良いのでしょう？

ボクも売上を説明する場面が、ちょくちょくあります。

なので、できるだけ相手に理解してもらえるように話すことを意識しています。

相手によって伝える内容や順序も変わりますが、基本的には同じ構成です。

例えば、４月の売上結果を発表するとしましょう。

まずは、売上。

その売上の予算比、昨年同月比。

それで４月の売上は、予算に対して、良いのか？悪いのか？がわかります。

次に、良くても、悪くても、その要因を明確にするために、売上を分解します。

流通業ならば、客数が増えたのか減ったのか、どんな属性の顧客が増えたのか減ったのかの『顧客軸』、何が売れているのか売れなくなったのかの『商品軸』、何かしらの施策を打ったのか打たなかったのかの『施策軸』、今回のような大型連休やトレンドなどの『特記事項』の５つの軸でひとつずつ説明をします。

そして、年間の予算を達成できる見込みなのか、厳しい状況なのか、達成できるのであればちょっと長い時間軸での中長期計画に対してどう手を打っていくのかを説明し、厳しいのであれば、現状を踏まえた上で直近で取り組む施策とその施策によって獲得できる見込み数字を説明をします。

これで、相手は、大枠での数字を把握することができます。

こういった説明をするときに「わかりにくい」と言われたボク。

自分なりに考えると、３つほど間違えていたことがあります。

一つ目、数字を細かく説明をしてしまっていました。

一の位まで細かく伝えてもわかりにくいので、ザックリ百万円単位で伝えるべきです。

二つ目、いきなり細かい施策の説明をしていました。

自分にとって成功したと思える施策だと、つい早く説明したくなります。

しかし、細かい施策のような部分から説明しても、全体がわかっていなければ頭に入ってきません。

全体の戦略から説明して、その戦略の中のどの部分を構成する施策で、その施策によってここの数字が変化して、全体の数字へのインパクトがあるといった説明が必要です。

つまり、伝える順序が大切だったんですね。

三つ目、一気に話してしまっていました。

例えば、上層部への説明の場面があると、緊張して用意していたことをとりあえず一気に話してしまうことがありました。

ブロックに区切って、都度、疑問点、不明点があるかを確認しながら相手の理解度を確認しながら、ゆっくり落ち着いて進めることが大事です。

説明上手はスキルなので、練習すれば誰でもできるようになるものです。

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