#662 これだから業務改善が進まない。
こんにちは。小嶋です。
オトナになって怒られることは、あまりありませんよね。
新入社員のころ、ボクは会社でよく怒られていました。
それは営業成績が振るわなかったことが原因ですが、
他にも仕事の段取りが悪い、書類に不備がある、提出期限を守らない等々。
自分が悪いので何とも言えませんが、よく怒られました（汗）。
一晩寝れば忘れてしまう方なので怒られること自体はいいのですが、
困るのは、ボクが怒られキャラのイメージになってしまい、
その時の気分や機嫌で、認印がもらえなくなることでした。
イメージって本当に困るものですよね。
上司も人間なので、感情の浮き沈みがあります。
特に悪いことをしていなくても、気分で怒られたり、
言われた通りにやってもダメだしされたり。
一度ついたキャラのイメージを覆すのは、本当に大変でした。
（会社での自分ポジショニングは、また別の機会に）
そんな上司のおかげで身についたのが、上司の機嫌や空気を読んで、
ここぞというタイミングで認印をもらうという術です(笑)
▼営業では使える術。
この「機嫌や空気を読んで認印をもらう術」は、営業では使えます。
お客様も人間です。気分が良い時もあれば悪い時もある訳で、
営業力や提案力がないボクは、そういった要素を大切にしているので、
お客様毎に、忙しくない時間帯や、機嫌の良い曜日をチェックしています。
機嫌のいい時に訪問すれば、余計な情報を話してくれたりしますし、
新しい案件も進めやすくなるのがボクの実体験。
それはそれでいいのですが、こと社内の業務に関しては、
上司の気分でやられると仕事が滞るし、部下は困りますし、
何よりお客様に迷惑がかかります。
▼上司がイライラする理由。
社内の業務は、上司の機嫌の良さに関わらず、
スムーズに流すことが重要です(当たり前）。
先月からチームの主要メンバーを集めて「業務改善」を進めています。
そこで、今さらですが、ひとつのことに気がつきました。
ほとんどの業務の定義ができていないという事実です。
（みなさんの会社はそんなことないと思いますが。。。）
会社ではよく「標準化しろ！」「効率化しろ！」と号令がかかりますが、
「標準化」「効率化」という言葉はあいまいで、仰っている本人と、
聞いている人それぞれ抱くイメージはきっと違います。
何が標準化かわからないので聞き流す人もいるし、
１時間でやっていた業務を５０分にしたら効率化と言う人もいます。
上司には「こうしたい」というイメージがあるにも関わらず、
それに合った成果物が出てこないことは日常茶飯事。
そこで上司がイライラしてしまうと、部下もやる気をなくします。
そして結局何も進まないという状態に陥ります。
言ってしまえば、上司がわかりやすく伝えていないこと、
定義が決まっていないことが原因なんですけどね。
▼定義してみる。
ということで進めているのが、業務や提出物のひとつひとつを定義しています。
・その業務の名称
・なぜそれをやるのか
・いつやるのか
・誰がやるのか
・必要なデータ、資料があるのか
・どんなアウトプットが必要なのか
・完了の状態とはどんな状態なのか
これをまとめていくと、業務の目的や流れが明確になります。
本来の営業の仕事とは関係ないように思いますが、
チームを運営していくには必要なことですね。
みなさんも個人の業務を見直してみませんか？
個人の業務の見直し方にもコツがあります。
The works renovation にお任せください。
（近日中にメルマガ発行予定。）
★近況報告★
今日も、業務、営業、業務改善会議。
１Ｄ１Ａ：Ｓ社の伝票の流れ見直し。
「今日の体重コーナー」は、読者のみなさまにメリットがないので一旦終了します。
今日も一日感謝です。